top of page

Politique de protection des renseignements personnels

À l’Association des Amis de la Bibliothèque publique d’Ottawa (AABPO), nous nous engageons à offrir un service exceptionnel à nos bénévoles, usagers et membres. Puisque la prestation de ce service implique la collecte, l’utilisation et la communication de certains renseignements personnels les concernant, la protection de ces renseignements est une de nos plus grandes priorités.

Bien que nous ayons toujours respecté la vie privée de nos bénévoles, clients et membres et protégé leurs renseignements personnels, nous avons renforcé notre engagement à cet égard suite à l’adoption de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). La LPRPDE, qui a reçu la sanction royale le 13 avril 2000, établit les règles de base régissant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par les entreprises et les organismes sans but lucratif canadiens.

Nous informerons nos bénévoles, clients et membres des raisons et des modalités de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels, nous obtiendrons leur consentement lorsque cela est requis et nous ne traiterons leurs renseignements personnels que d'une manière qu'une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.

La présente politique de protection des renseignements personnels, conforme à la LPRPDE, énonce les principes et les pratiques que nous suivons pour protéger les renseignements personnels de nos bénévoles, clients et membres. Notre engagement en matière de protection de la vie privée comprend la garantie de l’exactitude, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels de nos bénévoles, clients et membres, ainsi que leur droit d’y accéder et de les faire corriger.

Portée de cette politique

La présente politique de protection des renseignements personnels s’applique à FOPLA. Elle s’applique également à tout fournisseur de services qui recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels pour le compte de FOPLA.

Définitions

Les renseignements personnels désignent les renseignements concernant une personne identifiable. Les renseignements personnels n’incluent pas les coordonnées (décrites ci-dessous).

Les coordonnées désignent les renseignements permettant de joindre une personne à son lieu de travail ou à son domicile, notamment son nom, son numéro de téléphone, son adresse postale et son adresse courriel. Les coordonnées ne sont pas visées par la présente politique ni par la LPRPDE.

Le responsable de la protection des renseignements personnels désigne la personne chargée de veiller à ce que FOPLA se conforme à la présente politique et à la LPRPDE.

Politique 1 – Collecte de renseignements personnels

1.1 À moins que les fins de la collecte de renseignements personnels ne soient évidentes et que le bénévole, le client ou le membre fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, soit oralement, soit par écrit, avant ou au moment de la collecte.

1.2 Nous ne collecterons que les informations relatives aux bénévoles, aux clients ou aux membres qui sont nécessaires à la réalisation des objectifs suivants :

  • Pour vérifier l'identité ;

  • Identifier les préférences des bénévoles, des clients ou des membres ;

  • Ouvrir et gérer un compte ;

  • Fournir les produits et services demandés

  • Pour traiter une cotisation d'adhésion à une association ;

  • Envoyer des informations sur l'adhésion à l'association ;

  • Pour contacter nos bénévoles, nos clients et nos membres à des fins de collecte de fonds ;

  • Afin de garantir un service de haute qualité à nos bénévoles, clients et membres ;

  • Pour satisfaire aux exigences réglementaires ;

Politique 2 – Consentement

2.1 Nous obtiendrons le consentement des bénévoles, des clients et des membres pour collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels (sauf lorsque, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).

2.2 Le consentement peut être donné directement par voie électronique ou il peut être implicite lorsque la finalité de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait considérée comme évidente et que le bénévole, le client ou le membre fournit volontairement des renseignements personnels à cette fin.

2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu'un bénévole, un client ou un membre est informé et a la possibilité raisonnable de refuser que ses renseignements personnels soient utilisés pour des envois postaux, le marketing de nouveaux services ou produits et la collecte de fonds, et que le bénévole, le client ou le membre ne s'y oppose pas.

2.4 Sous réserve de certaines exceptions (par exemple, si les renseignements personnels sont nécessaires à la prestation du service ou du produit, ou si le retrait du consentement empêcherait l’exécution d’une obligation légale), les clients, les consommateurs et les membres peuvent refuser ou retirer leur consentement à l’utilisation de leurs renseignements personnels par FOPLA de certaines manières. La décision d’un client, d’un consommateur ou d’un membre de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations de ses renseignements personnels peut limiter notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Le cas échéant, nous expliquerons la situation afin d’aider le bénévole, le client ou le membre à prendre sa décision.

2.5 Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans le consentement du client, du consommateur ou du membre dans les circonstances limitées suivantes :

  • Lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est permise ou exigée par la loi;

  • En cas d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité personnelle d'une personne ;

  • Lorsque les renseignements personnels sont disponibles à partir d’une source publique (par exemple, un annuaire téléphonique);

  • Lorsque nous avons besoin de conseils juridiques d'un avocat ;

  • Aux fins du recouvrement d'une créance;

  • Pour nous protéger contre la fraude ;

  • Pour enquêter sur une violation anticipée d'un accord ou une infraction à la loi.

Politique 3 – Utilisation et divulgation des renseignements personnels

3.1 Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels des bénévoles, des clients et des membres que lorsque cela est nécessaire pour atteindre les objectifs précisés au moment de la collecte, ou à des fins raisonnablement liées à ces objectifs, comme :

  • Réaliser des enquêtes auprès des bénévoles, des clients et des membres afin d'améliorer la prestation de nos services ;

  • Pour contacter directement nos bénévoles, clients et membres au sujet de produits et services susceptibles de les intéresser.

3.2 Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels des bénévoles, des clients ou des membres à aucune autre fin, sauf si nous obtenons leur consentement à cet effet.

3.3 Nous ne vendrons pas les listes de bénévoles, de clients et de membres ni les informations personnelles à des tiers.

Politique 4 – Conservation des renseignements personnels

4.1 Si nous utilisons les renseignements personnels des bénévoles, des clients et des membres pour prendre une décision qui affecte directement le bénévole, le client ou le membre, nous conserverons ces renseignements personnels pendant au moins un an afin que le bénévole, le client ou le membre ait une possibilité raisonnable d’en demander l’accès.

4.2 Sous réserve de la politique 4.1, nous ne conserverons les renseignements personnels des bénévoles, des clients et des membres que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou pour répondre à des fins légales ou commerciales.

Politique 5 – Garantir l’exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels des bénévoles, des clients et des membres sont exacts et complets lorsqu'ils peuvent être utilisés pour prendre une décision concernant le bénévole, le client ou le membre ou divulgués à une autre organisation.

5.2 Les bénévoles, les clients et les membres peuvent demander la rectification de leurs renseignements personnels afin d’en assurer l’exactitude et l’intégralité. Toute demande de rectification doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels et la rectification demandée.

5.3 Si les renseignements personnels s’avèrent inexacts ou incomplets, nous les corrigerons et transmettrons les renseignements corrigés à tout organisme auquel nous les avons communiqués au cours de l’année précédente. Si la correction n’est pas effectuée, nous consignerons la demande de correction du bénévole, du client ou du membre dans son dossier.

Politique 6 – Protection des renseignements personnels

6.1 Nous nous engageons à assurer la sécurité des renseignements personnels des bénévoles, des clients et des membres afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification ou élimination non autorisés ou risques similaires.

6.2 Les mesures de sécurité suivantes seront mises en œuvre pour assurer la protection adéquate des renseignements personnels des bénévoles, des clients et des membres : l’utilisation d’armoires de classement verrouillées ; la sécurisation physique des bureaux où sont conservés les renseignements personnels ; l’utilisation d’identifiants d’utilisateur, de mots de passe, du chiffrement et de pare-feu ; la restriction de l’accès des employés aux renseignements personnels, le cas échéant (c’est-à-dire que seuls ceux qui ont besoin de les connaître y auront accès) ; et l’obligation contractuelle faite à tout fournisseur de services de fournir des mesures de sécurité comparables.

6.3 Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles des bénévoles, des clients et des membres, telles que le déchiquetage des documents et la suppression des informations stockées électroniquement.

6.4 Nous réviserons et mettrons à jour en permanence nos politiques et contrôles de sécurité au fur et à mesure de l'évolution technologique afin d'assurer la sécurité continue des informations personnelles.

Politique 7 – Accès aux renseignements personnels pour les bénévoles, les clients et les membres

7.1 Les bénévoles, les clients et les membres ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions; par exemple, si une telle divulgation révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, des problèmes de santé et de sécurité.

7.2 Une demande d’accès à des renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels recherchés.

7.3 Sur demande, nous indiquerons également aux bénévoles, aux clients et aux membres comment nous utilisons leurs renseignements personnels et à qui ils ont été divulgués, le cas échéant.

7.4 Nous mettrons les informations demandées à disposition dans un délai de 30 jours ouvrables, ou nous vous informerons par écrit de toute prolongation nécessaire pour répondre à votre demande.

7.5 Des frais minimes peuvent être exigés pour l'accès aux renseignements personnels. Le cas échéant, nous informerons le bénévole, le client ou le membre du coût et lui demanderons s'il convient de donner suite à sa demande.

7.6 Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous en informerons par écrit le bénévole, le client ou le membre, en indiquant les raisons du refus et les recours dont dispose le bénévole, le client ou le membre.

Politique 8 – Questions et plaintes : Le rôle du responsable de la protection des renseignements personnels ou de la personne désignée

8.1 Le responsable de la protection de la vie privée est chargé de veiller à ce que FOPLA respecte la présente politique et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

8.2 Les bénévoles, les clients et les membres doivent adresser par écrit leurs plaintes, préoccupations ou questions concernant la conformité de FOPLA à la réglementation sur la protection des renseignements personnels. Si le responsable de la protection des renseignements personnels n’est pas en mesure de régler le problème, le bénévole, le client ou le membre peut également écrire au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée de FOPLA :
Jackie Young
jackie.young@biblioottawalibrary.ca
(613) 580-2400 poste 14383

bottom of page